Генеральный

Каковы преимущества программного обеспечения для управления командой?


Вы хотите повысить эффективность своего бизнеса? Возможно, у вас возникли проблемы с управлением проектом, членами его команды или вы постоянно испытываете «давление» с целью соблюдения сроков проекта. Возможно, вам стоит изучить программное обеспечение для управления командой.

За последние несколько лет количество доступных вариантов резко возросло, но все они, как правило, используют одни и те же или похожие услуги. В следующей статье мы рассмотрим, что предлагает программное обеспечение для управления командой, и рассмотрим его преимущества.

Что такое управление задачами?

Вообще говоря, управление задачами - это любая форма деятельности, в которой отдельный человек или руководитель группы отслеживает ход выполнения задачи на протяжении ее жизненного цикла. Этот человек обычно будет нести ответственность за принятие ключевых решений по ходу дела в зависимости от его прогресса.

Для эффективного достижения этой цели необходима формализованная система отслеживания. Для этого можно использовать проверенные временем и проверенные методы, такие как диаграммы / диаграммы Ганта, электронные таблицы, стопки документов, доску или любые другие формы более традиционных методов.

Однако за последние несколько лет произошел взрывной рост использования пакетов программного обеспечения для управления задачами, которые могут облегчить нагрузку на любой проект или диспетчер задач. Они могут помочь вам эффективно организовать задачи и управлять ими с помощью таких функций, как создание задач, планирование, назначение, отслеживание и создание отчетов.

Эти отчеты составляют основу управления задачами и позволяют очень гибкий и интуитивно понятный анализ общей эффективности членов команды, отделов или организации в целом.

Конечно, они не могут помочь вам лично справиться с нереалистичными ожиданиями клиентов, сроками или проблемами с персоналом, но они могут помочь вам смягчить их влияние на управление задачами.

В конце концов, последнее, что вы хотите делать в качестве менеджера задач, - это увязнуть в мелочах микроменеджмента.

Чем может помочь программное обеспечение для управления задачами?

Существующие пакеты управления задачами, как правило, либо бесплатны, либо платны, как и следовало ожидать, и могут работать как отдельные пакеты, на основе локальной сети или веб / облака или их комбинации.

Их размер, сложность, функциональность и инструменты будут во многом зависеть от требований к управлению задачами. Размер организации и уровни укомплектования персоналом, будь то частное лицо, МСП, средний бизнес или крупная корпорация, также будут определять тип необходимого программного обеспечения для управления задачами.

При этом, как правило, все они предоставляют:

- Функции создания и назначения задач и подзадач и т. Д .;

- Какой-то административный контроль для изменения настроек / учетных данных и т. Д .;

- Некоторые формы уведомлений и инструменты генерации отчетов;

- Календарь;

- Безопасность и контроль доступа;

- Мобильные возможности и интеграция с другими системами, например чаты, хранение документов и;

- Какой-то метод сортировки.

Некоторые из них также могут предлагать просмотры в реальном времени с легким доступом ко всему соответствующему контенту и обмену сообщениями между коллегами. Благодаря программному обеспечению для централизованного управления задачами, отслеживание отдельных задач, выявление задержек или проблемных моментов и определение эффективности любой подгруппы команды - это легкий ветерок.

Большинство инструментов позволяют пользователям визуально управлять задачей и просматривать историю выполненных, ожидающих, просроченных и текущих задач. Отчеты, генерируемые инструментами, могут содержать такие детали, как дата начала, крайний срок, просроченная дата, бюджет задачи, основные задачи, подзадачи и распределение времени.

В общем, они предоставляют фантастические рычаги воздействия, чтобы помочь вам выполнить свои обещания, данные клиентам, и «оставаться в рамках цели».

Что такое управление проектами и чем оно отличается от управления задачами?

Задачи и проекты связаны, часто тесно, но на самом деле это совершенно разные вещи. Проекты обычно имеют четкое и, как правило, определенное начало и конец.

В конце проекта обычно будет завершенная услуга, например отчет об исследовании или любой другой продукт. С другой стороны, задача - это отдельная единица работы в рамках более крупного мальчика работы.

Хотя изложенное выше может показаться педантичным, это важное различие, которое поможет вам принять обоснованное решение о том, какие инструменты управления вы могли бы рассмотреть.

Выше мы уже рассмотрели управление задачами, но программное обеспечение для управления проектами имеет тенденцию быть гораздо более глубоким, чем программные решения для управления задачами. Прекрасные примеры, такие как monday.com, являются универсальным средством для любого сбивающегося с толку или желающего быть менеджером проекта, чтобы взять под контроль проект и надолго его удержать.

Программное обеспечение для управления проектами будет, как правило, включать в себя некоторые формы возможностей управления задачами наряду с другими функциями и показателями «более широкой картины». Сюда могут входить оценочные и фактические усилия членов команды, управление ресурсами и зависимости.

Программное обеспечение для управления проектами может легко стать подавляющим для людей, которым просто нужен контрольный список (он же программное обеспечение для управления задачами).

Каковы преимущества использования программного обеспечения для управления командой?

Хорошее программное обеспечение для управления командой обычно улучшает взаимодействие и координацию членов команды. Он должен иметь некоторую форму управления рабочей нагрузкой членов команды, планировать работу (и встречи) и собирать статус ожидающих, выполняемых или завершенных задач.

В зависимости от структуры вашего бизнеса и поставленных задач вам может потребоваться более одной формы программного обеспечения для управления командой, чтобы удовлетворить ваши индивидуальные потребности.

Какой бы из них вы ни выбрали, все они обычно предоставляют следующие преимущества:

- Максимизируйте управление задачами и улучшите взаимодействие в команде - При правильном использовании они будут держать вашу команду в цель. Отсутствие контроля в этой области будет стоить вам и компании потери времени, снизить эффективность и вы можете упустить возможность выставлять клиентам счета за выполненные задачи.

- Храните свои задачи в списке в одном месте - Они позволяют легко управлять задачами в одном месте. Вы можете добавлять новые, расставлять приоритеты, устанавливать напоминания о приближающихся сроках и в целом организовываться.

Их также можно использовать для хранения важных файлов и других цифровых документов для всех, кому нужен доступ к ним.

- Они надежны и безопасны - Программное обеспечение для управления задачами обеспечивает отличную защиту любых конфиденциальных данных, которые могут потребоваться для хранения или использования в рамках текущих задач. Программное обеспечение для управления задачами предоставляет функции безопасности, которые позволяют ограничивать доступ и защищать конфиденциальную информацию.

Некоторые также позволят вам контролировать, какая информация может быть передана на собраниях и т. Д., Не раскрывая никакой конфиденциальной информации.

- Делегирование еще никогда не было таким простым - Пакеты программного обеспечения для управления командой упрощают делегирование обязанностей. Делегаты будут знать, где они находятся, и смогут лучше распоряжаться своим временем, чтобы уложиться в любые сроки.

- Легко добавлять и сортировать новые задачи - В дополнение к вышесказанному каждый может добавлять новые задачи и назначать их кому-либо еще, и все это мгновенно.

- Предоставьте метрики и KPI - Они предоставляют важные показатели, например, о затраченном времени. Без этого может быть невозможно определить, на каких областях работы вы тратите больше всего времени. Это может предоставить полезные данные по областям, которые могут выиграть от автоматизации или которым требуется больше ресурсов для будущих задач.

- Они гибкие и масштабируемые - Большинство хороших пакетов программного обеспечения можно настроить в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Они также имеют тенденцию к масштабированию, поэтому могут расти вместе с вашим бизнесом, не заменяя его в будущем.

- Они отлично подходят для управления деньгами и временем - Возможность отслеживать каждую минуту, потраченную на задачу, и деньги, у менеджеров команд никогда не было более мощного инструмента для выполнения задач (и проектов) в рамках цели и в рамках бюджета.

- Они устраняют проблемы общения с коллегами - Плохое общение между членами команды - это наиболее часто упоминаемое самое серьезное препятствие для любой задачи. С помощью этих инструментов члены команды получают мгновенные и отслеживаемые средства коммуникации.

- Программное обеспечение для управления задачами обеспечивает значительно улучшенную доступность - Большинство современного программного обеспечения для управления задачами поставляется с облачным хранилищем или интерфейсом. Это избавляет от необходимости загружать «громоздкое» программное обеспечение, а члены команды имеют к нему доступ круглосуточно и без выходных - конечно, при условии, что у них есть доступ в Интернет.

Программное обеспечение для управления командой отлично подходит для автоматизации и оптимизации бизнес-деятельности. Они обеспечивают беспрецедентное общение и сотрудничество между членами команды.

Эффективно используя их, они могут принести огромную пользу вашему бизнесу, что может быть всем, что вам нужно, чтобы победить конкурентов.

В конце концов «время - деньги».

Как программное обеспечение для управления командой может помочь в планировании календаря содержания

Отличное программное обеспечение для управления командой, как правило, также включает функции для планирования и совместного использования календарей. Их можно использовать для централизованного управления и распространения информации о собраниях команд и других коллективных мероприятиях.

Мало того, что их можно использовать для организации встреч с клиентами, поставщиками, деловыми партнерами и акционерами, но и некоторыми другими.

Не только это, но и любое время, фактически потраченное на указанные встречи, можно отслеживать, регистрировать и включать в любые показатели и отчеты для задачи или проекта. Они также могут включать в себя некоторые формы ресурсов для бронирования таких вещей, как часто бронируемые конференц-залы (обычное препятствие для встреч).

Для внешних встреч интеграция календаря упрощает процесс поиска взаимно удобного времени и даты без необходимости в длинном потоке электронной почты. Это не только экономит время, но и предлагает большую гибкость для всех членов группы - просто предложите несколько вариантов, и ваш клиент «почувствует все под контролем».


Смотреть видео: Все об управлении проектами: Управление рисками. Agile и SCRUM. Жизненный цикл проекта (January 2022).